Tarefas, prazos e responsáveis

O que é

Tarefas são as unidades de trabalho dentro de um projeto. Cada tarefa representa uma ação específica que precisa ser executada, com prazo definido e um responsável atribuído. Gerenciar tarefas de forma eficiente é essencial para entregar projetos no prazo e com qualidade.

Quando usar

Crie tarefas quando:

Tiver uma ação específica para executar
Precisar quebrar um projeto grande em partes menores
Quiser delegar trabalho para alguém da equipe
For necessário acompanhar prazos intermediários

Como funciona

Uma tarefa no Deskito contém:

Título - O que precisa ser feito
Descrição - Detalhes e contexto
Projeto - A qual projeto pertence
Status - Em qual coluna do Kanban está
Prazo - Data limite para conclusão
Responsável - Quem vai executar
Prioridade - Nível de urgência
Tags - Categorização adicional

Passo a passo

Criar uma tarefa

Pelo Kanban:

Acesse "Tarefas" no menu lateral
Na coluna desejada, clique no botão "+"
Digite o título da tarefa
Clique para criar

Com detalhes completos:

Clique em "Nova Tarefa" no topo da página
Preencha o formulário completo: - Título - Descrição (opcional) - Projeto - Prazo - Responsável - Prioridade
Clique em "Criar"

Definir prazo

Clique na tarefa para abrir os detalhes
Localize o campo "Prazo" ou "Data de entrega"
Clique para abrir o calendário
Selecione a data
Opcionalmente, defina também o horário

Dica: Defina prazos realistas considerando imprevistos. É melhor entregar antes do prazo do que atrasar.

Atribuir responsável

Clique na tarefa para abrir os detalhes
Localize o campo "Responsável"
Clique para abrir a lista de membros da equipe
Selecione a pessoa
Ela será notificada sobre a atribuição

Nota: Se você trabalha sozinho, pode se atribuir ou deixar sem responsável.

Definir prioridade

As prioridades disponíveis são:

Prioridade	Quando usar	Indicador
Alta	Urgente, impacto direto na entrega	🔴
Média	Importante, mas pode esperar um pouco	🟡
Baixa	Pode ser feito quando houver tempo	🟢
Sem prioridade	Backlog, ideias para o futuro	⚪

Para definir:

Clique na tarefa
Localize o campo "Prioridade"
Selecione o nível adequado

Adicionar descrição

Clique na tarefa para abrir os detalhes
No campo "Descrição", clique para editar
Adicione informações relevantes: - Contexto da tarefa - Critérios de conclusão - Links úteis - Arquivos necessários
Salve

Boas práticas para escrever tarefas

Títulos claros e acionáveis

✅ Bons exemplos:

"Criar layout da página home"
"Revisar textos com cliente"
"Configurar integração com API de pagamento"
"Exportar relatório financeiro de janeiro"

❌ Evite:

"Home" (muito vago)
"Fazer coisas" (não diz o que)
"Trabalho do João" (não descreve a ação)
"Urgente!!!" (use o campo de prioridade)

Padrão sugerido

[Verbo de ação] + [Objeto] + [Contexto opcional]

Exemplos:

Desenvolver formulário de contato
Revisar proposta com feedback do cliente
Publicar post do Instagram - Campanha Janeiro
Corrigir bug no checkout

Tamanho ideal

Uma boa tarefa:

Pode ser concluída em 1 a 4 horas
Tem um resultado claro e verificável
Não depende de muitas outras tarefas

Se a tarefa é muito grande:

Divida em subtarefas. Exemplo:

Tarefa grande: "Fazer o site"

Divida em:
- Criar wireframes
- Desenvolver layout da home
- Desenvolver página de serviços
- Desenvolver página de contato
- Implementar formulário
- Testar responsividade
- Publicar em produção

Acompanhando prazos

Visualização de prazos

O Kanban mostra indicadores visuais:

🔴 Atrasada - Passou da data de prazo
🟡 Próxima - Prazo em 1-2 dias
🟢 No prazo - Mais de 3 dias até o prazo
⚪ Sem prazo - Data não definida

Calendário

Acesse o Calendário no menu lateral para ver:

Tarefas com prazo em uma visualização mensal
Conflitos de datas
Carga de trabalho por dia

Notificações

Configure notificações para receber alertas:

Quando uma tarefa for atribuída a você
Quando um prazo estiver chegando
Quando uma tarefa atrasar

Exemplo prático

Cenário: Você está criando um e-book para um cliente. O projeto tem prazo de 2 semanas.
Tarefas criadas:
| Tarefa | Prazo | Responsável | Prioridade |
|--------|-------|-------------|------------|
| Definir estrutura de capítulos | Dia 1 | Você | Alta |
| Escrever capítulo 1 | Dia 3 | Você | Alta |
| Escrever capítulo 2 | Dia 5 | Você | Alta |
| Escrever capítulo 3 | Dia 7 | Você | Alta |
| Revisar conteúdo | Dia 9 | Você | Média |
| Criar design/diagramação | Dia 11 | Designer | Alta |
| Revisão final com cliente | Dia 13 | Você | Alta |
| Exportar e entregar | Dia 14 | Você | Alta |
Fluxo:
1. Semana 1: Foco na escrita (caps 1-3)
2. Semana 2: Revisão, design e entrega
3. Cada tarefa concluída vai para "Feito"
4. No dia 14, tudo deve estar na coluna "Feito"

Dicas e boas práticas

Crie tarefas imediatamente - Não confie na memória
Uma tarefa, uma ação - Evite tarefas compostas
Defina prazo para tudo - Mesmo que seja flexível
Revise diariamente - Atualize status e prioridades
Comunique atrasos - Se não vai conseguir, avise antes

Para quem trabalha sozinho

Use prazos para se auto-organizar
A prioridade ajuda a decidir o que fazer primeiro
O Kanban funciona como seu checklist visual

Para equipes

Atribua responsáveis claros
Use descrições detalhadas para evitar retrabalho
Acompanhe o Kanban em reuniões rápidas
Configure notificações para todos

Problemas comuns

"Esqueço de criar tarefas"

Crie um hábito: ao receber demanda, primeira ação é criar tarefa
Use o botão de criação rápida
No início do dia, planeje criando as tarefas necessárias

"Sempre atraso os prazos"

Defina prazos mais realistas (adicione margem)
Divida tarefas grandes em menores
Priorize e foque em poucas tarefas por vez
Revise prazos quando perceber que não vai conseguir

"Muitas tarefas, não sei por onde começar"

Use prioridade: faça as "Alta" primeiro
Revise as de prioridade "Baixa" - ainda são necessárias?
Foque em terminar, não em começar muitas

"Esqueci quem era responsável"

Sempre atribua ao criar a tarefa
Se não sabe quem, atribua a você mesmo
Reatribua quando definir quem vai fazer

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